همانگونه که از نام آن بر می آید، صورت یا لیستی از وضعیت پروژه و مجموعه خدمات انجام شده، مصالح و مواد تهیه شده، حمل این مواد و مصالح، هزینه ساخت و ترکیب مواد و غیره می باشد. هر صورت وضعیت شامل مشخصاتی از پروژه و قرارداد و خلاصه متره همه آیتم های فوق به همراه برآورد ریالی آن طبق فهرست بهای مربوط به آن پروژه از زمان عقد قرارداد می باشد.
به طور کلی صورت وضعیت ها به سه نوع تقسیم می شوند:
نوعی از صورت وضعیت های ارائه شده با نام برآورد، در واقع تخمینی از حجم کلی برآورد ریالی کل پروژه توسط پیمانکار می باشد که می تواند در زمان انجام پروژه، در صورت قبول وی به عنوان مجری کار توسط کارفرما، از سوی پیمانکار به واحد پیمان و رسیدگی ارسال گردد.
نوع دیگر صورت وضعیت ها، شامل صورت وضعیت تحویل موقت کار می باشد. هر پیمانکار در تقسیم بندی مالی پروژه خود در مدت زمان انجام قرارداد مختار است. بدین معنی که پیمانکار می تواند تمام پروژه را با استفاده از سرمایه شخصی خود انجام داده و سپس صورت وضعیت فعالیت های انجام شده را به کارفرما تحویل دهد و یا این صرف هزینه را به بخش های کوچکتری که بر اساس شناخت او از بازار و مصلحت اندیشی اقتصادی و یا توان مالی پیمانکار تعیین می شود، تقسیم نماید.
در صورتی که پیمانکار این تقسیم بندی را به درستی انجام دهد و مطالبات مالی خود را طی چند صورت وضعیت مطالبه کند، هر صورت وضعیت به عنوان یک صورت وضعیت تحویل موقت نام گذاری می شود به این دلیل که پیمانکار، کار را تا مرحله مورد نظر خود به صورت موقت به کارفرما تحویل می دهد تا پس از پرداخت مطالباتش وارد فاز بعدی کار گردد.
توصیه ای که در این واحد به پیمانکاران می شود ارائه مبالغ کمتر در تعداد بیشتری صورت وضعیت است، چرا که در صورت وضعیت های پرآیتم و با مبالغ بالا احتمال خط خوردن برخی آیتم ها بیشتر از صورت وضعیت های کم آیتم تر است.
سومین نوع صورت وضعیت ها، صورت وضعیت های تحویل قطعی هستند. هرگاه پیمانکار، آخرین صورت وضعیت خود را به منظور دریافت تمامی مطالباتش و برای تسویه حساب قرارداد و برچیدن کارگاه خود به کارفرما تحویل دهد، این صورت وضعیت به عنوان تحویل قطعی قلمداد خواهد شد.